Автор: Ольга Боголюбова.

Опубликовано: 06.12.2005

Есть такой анекдот. Современный работник — как клубок ниток: если держать его в руках слишком слабо, он распускается. Слишком сильно — сматывается. Бывает, работодатель примеряет ежовые рукавицы: заставляет подчиненных отсиживать на работе «от и до», карает за минутное опоздание. А те в отместку взамен труда занимаются его имитацией. Но и впадая в излишний либерализм, собственник рискует не меньше.

Частый случай: компания растет, а дисциплина при этом падает — в большом коллективе легче «изображать бурную деятельность», «сачковать» и злоупотреблять неделовым общением. Сотрудники без устали гоняют чаи, болтают по телефону, блуждают в дебрях Интернета, отвлекают коллег. «Подпольно» читаются романы, перекуры больше напоминают стихийные совещания персонала, а дни рождения просто блокируют работу компании, начиная уже с обеда. Сотрудники опаздывают на работу, норовят сбежать домой раньше положенного, так что в 17.30 пора возмущаться: «Что это — кого ни хватишься, никого нет?!» Картина, знакомая еще по советским временам… Но у нас–то — бизнес!

Большое искушение в такой ситуации — спешно и жестко закрутить гайки. Ввести денежные штрафы, за опоздания снизить премии, отрядить «делегацию» из кадрового отдела на дисциплинарные рейды — проверять, кто самовольно отлучился с рабочего места. А может быть, начать пропесочивать провинившихся на собраниях или временно переводить их на менее престижные позиции. Да, в конце концов, для острастки кому–то можно и на дверь указать!

Полет фантазии безграничен. Российские ИТ–компании давно уже предлагают программное обеспечение, позволяющее учитывать приход и уход сотрудников, число перекуров, чаепитий и даже выходов в туалет: «украденное» время затем просто вычитается из отпуска или выходных. А эксперт по подбору персонала компании APL GROUP Павел Цыпин и подавно утверждает, что оптимальная система учета рабочего времени — это «книга с записями «прибыл/убыл», удостоверяемая офис–менеджером, секретарем, начальником или другим ответственным лицом». Некоторые специалисты рекомендуют еще развесить камеры слежения по всему офису, фиксировать время разговоров по телефону или число звонков, оставшихся без ответа. Не новость в российских компаниях и электронные карточки, с помощью которых можно рассчитать продолжительность пребывания человека на работе, определить час появления и ухода. Вопрос только один: способны ли такого рода меры, реализовать которые легко парой приказов, принести соответствующую отдачу?

В одной компании устроили внезапную дисциплинарную «облаву». В итоге на штрафах за опоздания сэкономили почти 300 тысяч рублей (с каждого припозднившегося или не обнаруженного на рабочем месте в момент рейда сотрудника сняли 25% месячного оклада). Стали работники трудиться плодотворнее? Увы, нисколько.

Прежде всего, эффект бессистемных, нерегулярных репрессивных мер быстро сходит на нет. Да, в течение некоторого времени сотрудники приходят на работу вовремя. Но, обнаружив, что проверки проводятся «через пень–колоду», вновь начинают опаздывать. Кроме того, ужесточение режима рабочего дня, как правило, вызывает скрытые и явные протесты. В итоге компания может не досчитаться ценных работников, особенно тех, кто относит себя к «творческой» касте: они найдут себе работу с более комфортным трудовым распорядком. Опыт показывает: попытки закрутить гайки, без системы компенсационных мер, могут привести к негативным последствиям. Проще говоря, к кнуту полезно приложить пряник. Или хотя бы маленькую шоколадку.

— Эффективность труда намного больше зависит от отношения сотрудников к делу, чем от того, приходят они на час раньше или позже, — утверждает бизнес–тренер, психолог Инна Иголкина. Вывод: никакая «дисциплина» не будет действенна без опоры на мотивацию. Менеджер по подбору персонала лако–красочной фирмы «ТЕКС» Екатерина Невзорова отмечает: «Первичны не созданные искусственно дисциплинарные рамки, а планы и задачи, которые должны быть реализованы». То есть главный смысл дисциплины и трудового распорядка — «служение делу».

Режим: жесткий или гибкий?

С тем, что дисциплина учит ответственности, обязательности, самоконтролю и содействует слаженности работы коллектива, — не поспоришь. Практика показывает: только сверхсознательные работники дают бесспорно хороший результат, когда им предоставляют возможность работать в абсолютно свободном режиме. К тому же, «наличие дисциплины в организации — показатель общей способности сотрудников принимать правила и традиции организации», — напоминает Екатерина Невзорова. А в дирекции фирмы «Ко–Инвест–С» (Самара) уверены: нарушение дисциплины всегда должно сказываться на зарплате работника. Опоздал на работу, упустил клиента, нарушил технологический процесс? Все это отражается на имидже и доходах фирмы, а значит, обязано влиять и на уровень благосостояния работника.

Главное — баланс и умение не превращать дисциплину в «смирительную рубашку». Большинство экспертов одобряет дифференцированный подход к трудовому распорядку. При этом многое зависит от сферы деятельности компании, ее целей и ожидаемых результатов. «Если ваша работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия различных сотрудников и отделов, лучше железный график, — советует бизнес–тренер Инна Иголкина. — Тогда все находятся на своих местах, и это ускоряет работу». А Павел Цыпин (APL GROUP) уточняет: «Целесообразно вводить строгое рабочее время там, где выработка продукта или услуги жестко привязаны ко времени, к окупаемости оборудования. Так, в производственных подразделениях важен, помимо качества продукта, еще и конечный объем. Чтобы выпустить некое количество деталей, надо, прежде всего, затратить определенное время на изготовление одной штуки. Зарплата производственных рабочих рассчитывается по тарифной сетке, в которой учитываются в качестве основных параметров отработанное время и объем продукции. Вот и получается, что если производственникам устроить гибкий график, то о запланированном объеме не может быть и речи. А многие предприятия жестко связаны с длительностью светового дня». В розничной торговле (скажем, вы держите магазин), гостиничном бизнесе, в издательской работе (выпускаете ежедневную прессу), в работе со связью сбои внутреннего распорядка ведут к нарушению технологической дисциплины и потере клиентов. Значит, без четкого регламента тут никак нельзя. Кстати, при этом вовсе не обязательно заставлять все без исключения подразделения компании работать в одинаково суровом режиме.

Но бывают ситуации, когда гибкий подход к трудовому распорядку выглядит куда более предпочтительным.

— В моей компании для разных категорий персонала определен разный трудовой распорядок, — делится опытом президент Кадрового объединения «Метрополис» Валерий Поляков. — Так, для секретарей установлен рабочий день с 9 до 18 часов. Они не опаздывают и раньше времени с работы не уходят. Если будут даже мелкие нарушения, то пожурю. Не поможет — предложу уволиться. У консультантов по подбору персонала присутственное время определено с 10 до 18 часов. Но каждому консультанту предоставлено право самостоятельно планировать свой рабочий день и место выполнения работы — с обязательным информированием секретариата. Исключением являются производственное совещание и учебные занятия. И, наконец, по добровольному решению коллектива, опоздавшие стали платить в общественную кассу по 5 рублей за каждую минуту опоздания. После этого опоздания стали редкостью.

— Если работа творческая, требует нестандартных решений, и сотрудники относительно автономны, то есть могут трудиться с использованием современных технологий коммуникации, то лучше гибкий график, — уверена Инна Иголкина. Ведь работа журналистов, фотографов, пиарщиков, рекламистов оценивается «по результату». А Павел Цыпин напоминает: «Без дисциплины никаких значительных произведений не создать. Но, разумеется, режим творческого работника не должен укладываться в рамки «с 9.00 до 18.00»! В этом случае целесообразно вводить так называемые присутственные часы или дни, когда «креативщики» обязаны приходить в офис. Нельзя допускать полного отрыва от коллектива».

В компании Transas Software House установлен ненормированный рабочий день с непременной отработкой 40 часов в неделю и автоматическим контролем пребывания сотрудника на рабочем месте. Присутственное время — от 12 до 17 часов. Таких понятий, как опоздание или уход с работы раньше времени, в компании нет, поскольку работа творческая. Но к «недорабатывающим» сотрудникам применяют меры взыскания: лишают премии, ограничивают возможности карьерного продвижения.

В пользу гибкого рабочего графика есть еще один важный аргумент. Такой режим мотивирует сотрудников, увеличивает их лояльность по отношению к компании. А значит, повышает производительность труда. И это понятно: идя навстречу своим сотрудникам, компания демонстрирует уважение к ним. Но все же лишней вольности не допускайте. Введите правило: если подчиненные приходят в офис в 10.00 вместо положенных 9.00, пусть работают до 19.00. Можно сократить и перерыв на обед.

Независимый консультант Игорь Чепкасов советует поощрять гибким графиком тех сотрудников, которые «регулярно и качественно выполняют и перевыполняют рабочие задания» (можно ввести одновременно доплаты). В некоторых компаниях вознаграждают примерных работников тем, что позволяют часть рабочей недели трудиться на дому. Если для фирмы главное — результат, то она может позволить персоналу уходить домой пораньше, когда работы мало, а когда много — сотрудники трудятся в авральном режиме. Особых протестов в коллективе это обычно не вызывает.

На гибкий график стоит расщедриться и для тех работников, которые генерируют главные творческие идеи и ведут за собой команду. В конце концов, что бы делала компания без них? Что греха таить, таким «творческим натурам» зачастую очень неуютно в жестких рамках. Они не склонны к четкому планированию, им нужна свобода действий, спонтанность. В этом случае, советует генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени» и основатель сообщества тайм–менеджмента Глеб Архангельский, «лучше использовать технологии, позволяющие избежать жесткого планирования, сохранить гибкость, свободу реагирования на непредвиденные обстоятельства и не мешающие задору увлеченности».

Ужесточение

Любые новые правила внутреннего распорядка первым делом должны быть сформулированы в соответствующих положениях, — напоминает независимый консультант Игорь Чепкасов. Затем нужно не только сообщить всем сотрудникам об изменениях принципов трудового распорядка, но и убедиться, что все его знают. Директор компании Intelligence Инна Заинчковская советует раздать коллективу копии документа — так новые законы легче закрепятся в сознании сотрудников. Психолог Инна Иголкина уточняет: персоналу нужно объяснить его выгоды от введения новой системы. «Иначе любые нововведения будут восприниматься критически, даже если они могут реально улучшить условия работы», — поясняет она.

Кстати, Павел Цыпин (ALP GROUP) напоминает о еще одном резерве: «Начальник сам должен показывать пример адекватного использования рабочего времени. С учетом этого обстоятельства и начинайте перевоспитание коллектива!»

Чтобы приучить работников к дисциплине и самоконтролю, полезно требовать с них планы работы на неделю. Но это не должны быть отписки или, напротив, «диссертации», — время руководителя стоит слишком дорого, чтобы транжирить его на чужое красноречие. Краткость, информативность, четкое указание сроков — вот что должно быть в планах сотрудников. «Пусть свои планы на новую неделю работники составляют в четверг текущей недели, — рекомендует Павел Цыпин. — В пятницу вы их корректируете, а с понедельника вы и ваш персонал уже четко представляете себе, кто чем занят и что с кого спрашивать. И требуйте отчеты о работе на прошедшей неделе!»

«Добрым словом и револьвером вы можете добиться гораздо большего, чем одним лишь добрым словом», — говаривал Аль Капоне. Трудовая дисциплина подобна револьверу. Но сей устрашающий механизм не должен палить, как попало. Внутренний распорядок нужно уметь метко нацелить на пользу дела. Разработав умную и грамотную дисциплинарную политику, вы сделаете бизнес эффективнее. А обрушив на подчиненных хаотичный «шквальный огонь», обречете компанию на потери. Кадровые и, возможно, финансовые.

Рационализация

Не следует забывать: внутренний распорядок, непререкаемая продолжительность рабочего дня и рациональное использование трудового времени — это «две большие разницы». То, что сотрудник приходит в офис вовремя и «отсиживает» положенное количество часов, вовсе не означает, что он тратит время с максимальной пользой для компании. И дело не только в том, что далеко не у всех людей период биологической активности длится с 9.00 до 18.00, но и в том, что вокруг предостаточно «киллеров времени». Помимо чаепитий, разговоров по телефону, общения по ICQ и перекуров, это еще и планерки, заседания, совещания, масса рутинной бумажной работы, всяких координаций и согласований. А тут тотальный контроль не установишь…

Вот статистика: до 40% рабочего времени менеджеров тратится впустую. И каждые 8 минут сотрудника кто–то отвлекает. Эти беды — из–за недостаточного планирования рабочего времени. Вы должны заставить персонал не просто «отбывать» рабочий день, но разумно распоряжаться им, уметь распределять задачи по приоритетам. Это шаг к успешному результату. Как сделать так, чтобы и дисциплина соблюдалась, и сотрудники демонстрировали реальные результаты, рационально использовали время? Независимый консультант Игорь Чепкасов рекомендует: «Нужна четкая система оценки деятельности. В нее должны войти: критерии эффективного труда, сроки исполнения и контроля, единицы и способы измерения, а также меры, принимаемые в случае выполнения или невыполнения заданий. Все это есть? Тогда проблем не будет!»

В некоторых «продвинутых» организациях к ценнейшему и невосполнимому ресурсу под названием «время» относятся бережно и учатся им «рулить». Потому–то все более популярен тайм–менеджмент — искусство управления временем. Грамотный тайм–менеджмент, отмечает один из идеологов этого направления Инна Иголкина, «может не только повысить результативность организации, но и сделать саму работу более комфортной, спокойной и приятной». Истинная эффективность, поясняет эксперт, — «когда люди трудятся с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное». Инна Иголкина приводит примеры классических ошибок в тайм–менеджменте. Один из вариантов — внезапное повышение норм. «Обычно бывает так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовывать. При этом зачастую план бывает невыполнимым в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. А бывает и так: сотрудники поднатужились и выполнили план. А в следующем месяце план стал еще больше…»

© 2006, Издательский дом <КОМПЬЮТЕРРА> | http://www.computerra.ru/
Постоянный адрес статьи: http://offline.business-magazine.ru/2005/84/245769/
Журнал <Бизнес-журнал> | http://www.business-magazine.ru/